SCQA er en forkortelse, der står for S ituation, C omplication, Q uestion og A nswer. SCQA-metoden bruges til at fange en læseres opmærksomhed. Det er meget vigtigt i forretningsskrivning, da læseren er mindre tilbøjelig til at forstå teksten og acceptere dens budskab, hvis de keder sig ved at læse den.
Resumé
- SCQA er en effektiv metode til at gøre forretningsskrivning mere tiltalende og interessant for læseren.
- SCQA står for situation, komplikation, spørgsmål og svar.
- Invertering af pyramiden er en anden taktik for at forbedre læsbarheden. Det vender simpelthen tekstens struktur ved først at præsentere konklusionen og derefter dykke ned i detaljerne omkring den.
Praktisk eksempel på SCQA
Nedenfor er en teksteksempel, der ikke bruger SCQA:
Vi kan se, at afsnittet ovenfor er svært at læse og indeholder ret hårdt sprog. For det første anbefales det at nedskære det, så det tydeligt angiver årsagen til skrivningen (situation), dens komplikation og spørgsmål (f.eks. Hvad er problemet?) Og det foreslåede svar.
Så lad os se på den reviderede version af abstraktet med den anvendte SCQA-metode:
Forståelse af SCQA
Baseret på den reviderede version, lad os se på hver komponent i SCQA:
Situation
Situationen vedrører stabiliteten i ordets tilstand. Det er status quo og normen. Forfatteren bør stille sig selv følgende spørgsmål:
- Hvad er sammenhængen med hvad der sker?
- Hvem er spillerne?
Sætningen, der indeholder situationen i passagen, er: ”Steel Supplies producerer og sælger i øjeblikket stålstænger på produktionsniveauet.” Udtrykket repræsenterer en erklæring, der forklarer læseren, hvad der sker.
Komplikation
Når det kommer til komplikation, repræsenterer det en ændring i situationen og er grunden til, at der er behov for forretningsskrivning. Med henvisning til eksemplet ovenfor er komplikationsdelen af SCQA afbildet i følgende sætning:
"Imidlertid afviser virksomheden ordrer på grund af kapacitetsbegrænsninger."
Så nu, som læser, ved vi, at der er en enorm efterspørgsel efter stålstænger, men virksomhedens kapacitet tillader i øjeblikket ikke at imødekomme efterspørgslen.
Spørgsmål
Spørgsmål henviser til problemstillingen. Efter at have defineret problemet, er det næste trin at udvikle en hypotese. Med andre ord begynder vi at stille spørgsmål.
En hypotese er normalt falsificerbar, hvilket betyder, at den kan afkræftes. For eksempel er "alle virksomheder rentable." Hvis du kender et firma, der ikke er rentabelt, var hypotesen forkert.
I vores tilfælde er spørgsmålet skjult i komplikationssætningen: "Virksomheden afviser dog ordrer på grund af kapacitetsbegrænsninger." Efter at have indset, at virksomheden ikke kan levere nok stålstænger til at imødekomme efterspørgslen, er spørgsmålet: "Hvordan oprettes det?"
Svar
Endelig er svar processen med at rette og besvare det rejste spørgsmål. Så svaret i eksemplet vil være at øge produktionsniveauet for stålstænger med 23.800 tons om året bakket op af markedsundersøgelser, der retfærdiggør markedspotentialet.
Invertering af pyramiden
Invertering af pyramiden henviser til en metode til at skrive organisation på en sådan måde, der fokuserer på at vise de faktiske konklusioner i starten, mens man prøver at give flere og flere detaljer, når læseren fortsætter med at læse gennem teksten.
Det hedder "Invertering af pyramiden", fordi vi bogstaveligt talt vender strukturen i teksten, præsenterer konklusionen først og går derefter i flere detaljer.
Vi starter forretningsskrivning ved at samle rådata. Når det er gjort, samler vi derefter nøglefaktaerne vedrørende det behandlede problem og analyserer informationen i teksten. Endelig fortolker vi analysen for at drage konklusionerne og anbefalingerne fra skrivningen.
Metoden ovenfor er en typisk proces med at forske og komme til en konklusion i forretningsskrivning. Når vi vil præsentere informationen effektivt, vender vi processen ved at vende pyramiden om.
For at vende pyramiden skal vi først angive konklusionen (se en brevprøve nedenfor). Det lader læseren straks fange den vigtigste del af skrivningen og vise dem essensen med det samme. Hvis læseren fortsætter med at læse, kan han dykke ned i, hvordan forfatteren fortolker konklusionen, og hvordan han analyserede information. Typisk kommer beslutningstagerne til en strategisk beslutning baseret på forfatterens konklusion.
Ved at vise konklusionerne først sparer vi alle tid ved at reducere mental indsats. Detaljerne vil blive inkluderet yderligere skriftligt, hvis læseren er nysgerrig efter emnet og konklusionerne.
For at sige det enklere, lad os visualisere konceptet, som om det er en pyramide. Her sigter vi mod at slutte vores skrivning med konklusionen, fordi det er det vigtigste aspekt og formålet med at skrive. Derefter præsenterer vi en analyse baseret på vores konklusioner.
Endelig inkluderer vi fakta, som bygger grundlaget for vores analyse i bunden af pyramiden.
Praktisk eksempel
Lad os igen se på det samme eksempel på et brev, der er skrevet uden at bruge SCQA og invertere pyramiden:
Læsning af første afsnit viser os, hvor forskelligt det kan være ved at vende pyramiden og bruge SCQA. Alle oplysninger om situation, komplikationer og spørgsmål findes i det første abstrakt. Resten af teksten gentager situationen, komplikationen og spørgsmålet flere gange før svaret.
Passagen ovenfor er tilstoppet med bit af data, hvilket gør passagen længere og dermed mere kompliceret.
Sammenlign nu det første bogstav med det andet bogstav nedenfor:
Konklusionen placeres straks i starten (se den fede tekst på billedet ovenfor), hvilket gør virksomhedens administrerende direktør øjeblikkeligt opmærksom på hovedets emnelinje i brevet. Hvis han fortsætter med at læse gennem brevet, vil han bemærke, at den første sætning indeholder situationen, den anden sætning inkluderer komplikationen og spørgsmålet, og alt efter er det egentlige svar.
Det andet bogstav er betydeligt kortere og mere opmærksomt ved at vende pyramiden med SCQA. Typen af skrivning er kortfattet og effektiv, og den etablerer en historie, der interesserer læseren.
Relaterede målinger
Finance tilbyder Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ CBCA ™ -certificering Certified Banking & Credit Analyst (CBCA) ™ -akkreditering er en global standard for kreditanalytikere, der dækker finansiering, regnskab, kreditanalyse, pengestrømsanalyse, covenantmodellering, lån tilbagebetalinger og mere. certificeringsprogram for dem, der ønsker at tage deres karriere til det næste niveau. For at fortsætte med at lære og udvikle din videnbase, bedes du udforske de yderligere relevante ressourcer nedenfor:
- Business Letter Format Business Letter Format Et forretningsbrev skal altid følge et bestemt format og en bestemt struktur for at sikre, at det modtages som professionelt og up-to-standard. Mens der er mange
- Curriculum Vitae vs. CV CV Curriculum Vitae vs. CV Som jobansøger, især som en ny, er det vigtigt at kende forskellen (e) mellem en curriculum vitae vs. CV og hvornår man skal bruge den ene eller den anden korrekt. Forberedelse og aflevering af det korrekte dokument er afgørende for en jobansøgnings succes.
- Praktikcoverbrev Praktikcoverbrev Et praktikprøvebrev adskiller sig fra et typisk følgebrev, da den studerende skal arbejde meget hårdere for at vise, hvorfor de skal ansættes. Når de ansøger om praktikophold, kræver de fleste virksomheder, at studerende skriver og sender et praktikbrev, som en del af ansøgningsdokumenterne.
- Genoptag magtord Genoptag magtord Genoptag magtord er ord eller sætninger, der hjælper en jobansøgers CV med at skille sig ud fra resten. De er normalt handlingsord, der er slående og hjælper med at beskrive opgaver og ansvar, der blev håndteret i tidligere job.