En pivottabel giver dig mulighed for at organisere, sortere, administrere og analysere store datasæt på en dynamisk måde. Pivottabeller er et af Excels mest kraftfulde dataanalyseværktøjer, der i vid udstrækning bruges af finansielle analytikere over hele verden. I en pivottabel kører Excel i det væsentlige en database bag kulisserne, så du nemt kan manipulere store mængder information.
Sådan bruges en pivottabel i Excel
Nedenfor er en trinvis vejledning til, hvordan du indsætter en pivottabel i Excel:
# 1 Organiser dataene
Det første trin er at sikre, at du har velorganiserede data, der let kan omdannes til en dynamisk tabel. Dette betyder at sikre, at alle data er i de rigtige rækker og kolonner. Hvis data ikke er ordentligt organiseret, fungerer tabellen ikke korrekt. Sørg for, at kategorierne (kategorienavne) er placeret i den øverste række i datasættet, som vist på skærmbilledet nedenfor.
# 2 Indsæt drejetabellen
I trin to skal du vælge de data, du vil medtage i tabellen, og derefter på tabellen Indsæt på Excel-båndet finde tabellerne Gruppe og vælge drejetabel, som vist i skærmbilledet nedenfor.
Når dialogboksen kommer op, skal du sikre dig, at de rigtige data er valgt, og derefter beslutte, om du vil have, at tabellen skal indsættes som et nyt regneark eller placeres et eller andet sted på det aktuelle regneark. Dette er helt op til dig og din personlige præference.
# 3 Opsæt pivottabelfelterne
Når du er færdig med trin to, vises feltet "Pivottabelfelter". Det er her, du indstiller felterne ved at trække og slippe de indstillinger, der er angivet som tilgængelige felter. Du kan også bruge afkrydsningsfelterne ud for felterne til at vælge de emner, du vil se i tabellen.
# 4 Sorter tabellen
Nu hvor den grundlæggende pivottabel er på plads, kan du sortere oplysningerne efter flere kriterier, såsom navn, værdi, antal eller andre ting.
For at sortere datoen skal du klikke på autosorteringsknappen (fremhævet på billedet nedenfor) og derefter klikke på “flere sorteringsindstillinger” for at vælge blandt de forskellige kriterier, du kan sortere efter.
En anden mulighed er at højreklikke et vilkårligt sted i tabellen og derefter vælge Sortér og derefter "flere sorteringsindstillinger".
# 5 Filtrer dataene
Tilføjelse af et filter er en fantastisk måde at sortere data meget let på. I eksemplet ovenfor viste vi, hvordan man sorterede, men nu med filterfunktionen kan vi se dataene for specifikke underafsnit med et klik på en knap.
På billedet nedenfor kan du se, hvordan ved pludselig at trække kategorien "kanal" fra listen over valgmuligheder ned til sektionen Filtre, vises der en ekstra boks øverst i pivottabellen, der siger "kanal", der angiver filter er tilføjet.
Dernæst kan vi klikke på filterknappen og vælge de filtre, vi vil anvende (som vist nedenfor).
Når dette trin er afsluttet, kan vi f.eks. Se indtægter, forsendelse og markedsføring for alle produkter, der blev solgt via Instagram-kanalen.
Flere filtre kan tilføjes til pivottabellen efter behov.
# 6 Rediger dataværdierne (beregninger)
Standard i Excel-pivottabeller er, at alle data vises som summen af det, der vises i tabellen. For eksempel ser vi i denne tabel summen af alle indtægter efter kategori, summen af alle forsendelsesomkostninger efter kategori og summen af alle marketingomkostninger efter kategori.
For at skifte fra at vise summen af alle indtægter til "optællingen" af alle indtægter kan vi bestemme, hvor mange varer der blev solgt. Dette kan være nyttigt til rapporteringsformål. For at gøre dette skal du højreklikke på de data, du ønsker at ændre værdien af, og vælge "Værdifeltindstillinger", som åbner det felt, du ser i skærmbilledet nedenfor.
I regnskabsmæssig og økonomisk analyse er dette en meget vigtig funktion, da det ofte er nødvendigt at bevæge sig frem og tilbage mellem enheder / volumen (tællefunktionen) og de samlede omkostninger eller indtægter (sumfunktionen).
# 7 Tilføjelse af en ekstra dimension til pivottabellen
På dette tidspunkt har vi kun en kategori i rækkerne og en i kolonnerne (værdierne). Det kan dog være nødvendigt at tilføje en ekstra dimension. En kort advarsel om, at dette kan øge størrelsen på dit bord betydeligt.
For at gøre dette skal du klikke på tabellen, så feltet “felter” dukker op og trækker en ekstra kategori, f.eks. “Datoer”, ind i kolonnefeltet. Dette opdeler hver kolonneoverskrift i yderligere kolonner for hver dato indeholdt i datasættet.
I eksemplet nedenfor kan du se, hvordan dimensionen ekstra datoer er blevet føjet til kolonnerne for at give meget flere data i pivottabellen.
Videovejledning - Den ultimative guide til pivottabeller
Videoen nedenfor er en trinvis vejledning til, hvordan du opretter et pivottabel fra bunden. Følg med og se, hvor let det er at oprette en pivottabel i Excel. Dette er et af de mest kraftfulde analyseværktøjer, du kan bruge i regnearksprogrammet.
Yderligere funktioner og eksempler
For at lære mere om pivottabeller i Excel, se vores avancerede Excel-kursus, der dækker alle de vigtigste funktioner, som en finansanalytiker har brug for for at udføre en analyse.
Ud over dette kursus anbefaler vi også disse gratis finansressourcer stærkt:
- Excel Crash Course
- Excel-tastaturgenveje Excel-genveje til pc-Mac Excel-genveje - Liste over de vigtigste og mest almindelige MS Excel-genveje til pc- og Mac-brugere, økonomi, regnskabsyrker. Tastaturgenveje fremskynder dine modelleringsfærdigheder og sparer tid. Lær redigering, formatering, navigation, bånd, indsæt special, databehandling, formel- og celleredigering og andre genveje
- Formler Cheat Sheet Excel Formler Cheat Sheet Finance's Excel formler snyderark giver dig alle de vigtigste formler til at udføre økonomisk analyse og modellering i Excel regneark. Hvis du vil blive en mester i Excel-økonomisk analyse og en ekspert i at opbygge økonomiske modeller, er du kommet til det rigtige sted.
- Avancerede Excel-formler Avancerede Excel-formler skal vide Disse avancerede Excel-formler er vigtige at kende og tager dine økonomiske analysefærdigheder til det næste niveau. Avancerede Excel-funktioner, du skal kende. Lær de 10 bedste Excel-formler, som enhver finansanalytiker i verdensklasse bruger regelmæssigt. Disse færdigheder vil forbedre dit regnearkarbejde i enhver karriere