Anskaffelses- og betalingscyklussen (også kaldet PPP-cyklussen for køb, gæld og betalinger) består hovedsageligt af to transaktionsklasser. Den første klasse er erhvervelsesklassen. Den typiske journalpost for denne klasse af transaktioner er en debitering af lagerbeholdning Beholdningslager er en aktuel aktivkonto, der findes på balancen, der består af alle råvarer, igangværende arbejde og færdige varer, som en virksomhed har akkumuleret. Det anses ofte for at være det mest illikvide af alle omsætningsaktiver - det er således ekskluderet fra tælleren i beregningen af hurtig ratio. eller en udgift og en kredit til gældskonti Gældskulder, der skal betales, er en forpligtelse, der opstår, når en organisation modtager varer eller tjenester fra sine leverandører på kredit. Kundegæld forventes at blive betalt inden for et års tid,eller inden for en driftscyklus (alt efter hvad der er længst). AP betragtes som en af de mest likvide former for kortfristede forpligtelser. Klassifikationspåstanden er meget vigtig i dette scenarie, fordi der er mange mulige debiteringer, der kan opfylde journalposten.
Den anden klasse af transaktioner i anskaffelses- og betalingscyklussen er klassen for kontante udbetalinger. Den typiske journalpost for denne klasse er simpelthen en debitering på gældskonti og en kredit til kontanter. Alt i alt handler denne cyklus primært om at pådrage sig gæld og betale deres gæld med kontanter.
Typiske forretningsfunktioner og vigtige dokumenter
Selvom mange virksomheder følger forskellige interne processer og bruger elektroniske baserede metoder, er følgende flowchart en typisk forretningsproces Business Life Cycle Forretningens livscyklus er en virksomheds progression i faser over tid og er oftest opdelt i fem faser: lancering , vækst, udrystning, modenhed og tilbagegang. i anskaffelses- og betalingscyklussen.
Processen starter normalt med en indkøbsrekvisition, som en medarbejder i virksomheden genererer. Købsrekvisitionen er et dokument, der beskriver det nødvendige produkt og den krævede mængde. Dokumentet sendes derefter til indkøbsafdelingen, der genererer en indkøbsordre. Indkøbsordren viser det produkt, der skal købes, mængden, der skal bestilles, og den pris, virksomheden er villig til at betale.
Typisk er medarbejdere kun tilladt at købe fra en godkendt leverandørliste. Når de bestilte varer er modtaget af den næste afdeling, udsender virksomheden en modtagende rapport. Rapporten skal stemme overens med indkøbsordren og sendes til det skyldige team i regnskabsafdelingen. Her afstemmer medarbejderen de modtagne varer med sælgerfakturaen, og journalføringen til gældskonti registreres. Endelig behandles betalingen i statskasse, og kontanterne udbetales faktisk.
Generel metode til revision af cyklusser
Ved revision af cyklusser for forskellige virksomheder er den typiske tilgang at:
- Forstå enheden og dens miljø
- For hver cyklus skal du identificere eksisterende interne kontroller
- Vurder kontrolrisiko og risikoen for væsentlig fejlinformation
- Evaluer cost-benefit-analysen af testkontrol og efter en kombineret revisionsmetode versus en rent substantiel revisionsmetode
Vigtige interne kontroller til erhvervelser og udbetalinger
Husk, at der for kategorier af transaktioner er fem anvendelige påstande: cut-off, klassificering, fuldstændighed, forekomst og nøjagtighed .
En intern kontrol vedrørende hændelsespåstanden er, at hvert køb ledsages af de nødvendige bilag, såsom indkøbsrekvisitionen, indkøbsordren, modtagelsesrapporten og leverandørens faktura. Uden sådanne dokumenter kan et køb ikke ”forekomme” og skulle derfor ikke have været registreret. Andre kontroller inkluderer godkendelse af indkøbsordrer fra personale på højere niveau, annullering af dokumenter, når en transaktion er blevet registreret / regnskabsmæssigt, og godkendelse af eventuelle ændringer i leverandørens liste.
Med hensyn til påstanden om fuldstændighed er indkøbsordrer og modtagelsesrapporter typisk præ-nummererede og behandles. Hvis et nummer er blevet optaget to gange, eller hvis der mangler et nummer på listen, er det let at finde ud af problemet.
Endelig med hensyn til klassifikationspåstanden inkluderer nogle kontroller tilstrækkelig godkendelse fra en tilsynsførende til journalposter, en passende liste / kontoplan med beskrivelser af hver og sammenligning af mellemværender med budgetterede beløb. Med hensyn til kontante udbetalinger er vigtige kontroller primært adskillelse af afgifter og hyppige bankafstemninger.
Revisors rolle
Væsentlige analytiske procedurer er typisk trend- og forholdsanalyse i forhold til branchedata, tidligere års data og forventede resultater. Væsentlige analytiske procedurer er normalt tilstrækkelige og passende som revisionsbevis, fordi beløbene ikke er væsentlige og ofte involverer relativt trivielle saldi såsom generelle og administrative omkostninger. For mere fordømmende og mere komplekse regnskabsproblemer med hensyn til advokatomkostninger, reparationer, vedligeholdelsesomkostninger og leasingomkostninger vil f.eks. Revisorer opnå mere sikkerhed og udføre test af detaljer om saldi.
Relaterede målinger
Tak, fordi du læste Finance's guide til anskaffelses- og betalingscyklus. Vi tilbyder følgende gratis ressourcer for mere information.
- Tilgodehavender Tilgodehavender Tilgodehavender (AR) repræsenterer en virksomheds kreditsalg, som endnu ikke fuldt ud betales af dens kunder, et aktuelt aktiv på balancen. Virksomheder tillader deres kunder at betale i en rimelig, længere periode, forudsat at vilkårene er aftalt.
- Bevaret indtjening
- Resultatopgørelse Resultatopgørelse Resultatopgørelsen er et af en virksomheds hovedregnskaber, der viser deres overskud og tab over en periode. Fortjenesten eller tabet bestemmes ved at tage alle indtægter og trække alle omkostninger fra både drifts- og ikke-driftsaktiviteter. Denne opgørelse er et af tre udsagn, der anvendes i både virksomhedsfinansiering (inklusive finansiel modellering) og regnskab.
- Finansiel modelleringscertificering FMVA®-certificering Deltag i mere end 350.600 studerende, der arbejder for virksomheder som Amazon, JP Morgan og Ferrari